Autor: Lívia Djukić
Spolupracovala: Kateřina Nešpůrková

Ve středu 23. listopadu vláda schválila nový návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který implementuje Směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie („Směrnice o ochraně oznamovatele“). Původní návrh zákona, který byl projednáván v předchozí Poslanecké sněmovně, ale nebyl před volbami na podzim 2021 včas schválen, prošel řadou úprav. Přinášíme vám aktuální přehled toho nejdůležitějšího, co schválený návrh zákona obsahuje.

10 věcí, o kterých byste v souvislosti se schváleným návrhem zákona měli vědět:

1. Povinné subjekty (veřejné instituce a celá řada soukromých společností) budou muset zavést oznamovací kanály a nastavit vnitřní procesy („vnitřní oznamovací systém“), které umožní zaměstnancům, obchodním partnerům a příp. i třetím stranám upozorňovat na protiprávní či neetické jednání uvnitř organizace či poškozování veřejných zájmů.
2. Nové povinnosti se dotknou všech zaměstnavatelů s více než 50 zaměstnanci – rozhodující bude počet zaměstnanců k 1. lednu příslušného roku.
3. Vnitřní oznamovací systém musí umožňovat ústní i písemný způsob oznámení, včetně možnosti osobního oznámení.
4. Povinné subjekty musí jmenovat fyzickou osobu („příslušná osoba“), která bude odpovědná za příjem a řešení oznámení, komunikaci s oznamovatelem v zákonných lhůtách i vedení zákonné evidence oznámení, a to pod sankcí pokuty až do výše 100 000 Kč v případě, že při své činnosti pochybí. Výkon činnosti příslušné osoby může být outsourcován.
5. Povinné subjekty mohou výslovně vyloučit příjem oznámení od oznamovatelů, kteří pro ně nevykonávají práci či obdobnou činnost (tj. obchodní partneři a třetí strany).
6. Oznámení musí obsahovat údaje o oznamovateli, jejichž správnost se presumuje. Anonymním oznamovatelům bude přiznána ochrana teprve tehdy, vyjde-li jejich identita později najevo. Ochrana nenáleží oznamovateli, který učiní tzv. vědomě nepravdivé oznámení.
7. Identita oznamovatele musí být důsledně chráněna a povinné subjekty musí zajistit, že vůči oznamovateli nebude učiněno žádné odvetné opatření (propuštění z práce, snížení mzdy, převedení na jiný druh práce atp.).
8. Prohřešky povinných subjektů budou penalizovány pokutou až do výše 1 milionu Kč.
9. Potrestány mohou být i další osoby, které budou oznamovatelům bránit v podání oznámení nebo oznamovatele vystaví odvetným opatřením, a to pokutou až do výše 1 milionu Kč. Pokuta tak může být uložena např. nadřízenému či kolegovi oznamovatele, nebo zaměstnavateli oznamovatele, který podal oznámení u obchodního partnera zaměstnavatele.
10. Osoba vystavená odvetnému opatření bude moci proti povinným subjektům vznést nárok na náhradu nemajetkové újmy, přičemž v případném soudním sporu bude důkazní břemeno ležet na povinném subjektu.

Mohou společnosti ve skupině sdílet vnitřní oznamovací systém?

Řada globálních i významných národních firem již zavedla centralizované systémy pro oznamování v rámci skupiny a spoléhala na to, že s tímto globálním řešením vystačí i po implementaci Směrnice o ochraně oznamovatele. Evropská komise však tuto interpretaci jednoznačně odmítla a schválený návrh českého zákona tuto interpretaci respektuje.

Zákon umožňuje vzájemně sdílet nebo využívat vnitřní oznamovací systém jiné společnosti pouze zaměstnavatelům s nejvíce 249 zaměstnanci. I v takovém případě však každá společnost nese vlastní odpovědnost za splnění všech zákonných povinností.

Všechny ostatní společnosti, které mají více než 249 zaměstnanců, musí zavést své vlastní oznamovací kanály a vytvořit vlastní vyšetřovací kapacity pro řešení oznámení. Toto platí pro všechny větší společnosti s více než 249 zaměstnanci, bez ohledu na to, zda jsou, nebo nejsou součástí skupiny.

I proto doporučujeme jakékoli sdílené oznamování v rámci skupiny vždy předem konzultovat s odborníky, kteří ověří, zda skutečně byly splněny všechny lokální zákonné požadavky na vnitřní oznamovací systém.

Odkdy bude zákon účinný?

Schválený návrh zákona počítá s účinností zákona od „prvního dne druhého kalendářního měsíce následujícího po dni vyhlášení“. Konkrétní termín tedy bude záviset na rychlosti legislativního procesu v Parlamentu.

Je nezbytné čekat se zavedením whistleblowingového řešení na finální znění zákona?

Návrh zákona byl postupně zredukován až na nezbytné minimum, které vyžaduje Směrnice o ochraně oznamovatele, a proto neočekáváme v další fázi legislativního procesu významnější úpravy. Řada našich klientů již k implementaci whistleblowingu přistoupila. Jaké je k tomu vedly důvody?

1. Veřejný oznamovací kanál provozovaný ministerstvem spravedlnosti je již v provozu a mohou jej využít všichni oznamovatelé, kteří nemají jinou (firemní) alternativu (https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/). Pokud se tak stane, měly by společnosti poskytnout oznamovateli takovou míru ochrany, která pro něj vyplývá přímo ze Směrnice o ochraně oznamovatele.
2. Ve veřejném sektoru již nastaly přímé účinky Směrnice EU o whistleblowingu a řada subjektů již má povinnost zřídit vnitřní oznamovací systém přímo na základě Směrnice o ochraně oznamovatele i bez existence implementačního zákona.
3. Stále více orgánů veřejné moci vnímá whistleblowing jako nezbytnou součást účinné detekce protiprávního jednání a přihlíží k jeho existenci při řešení případných nesrovnalostí, při rozhodování o odpovědnosti organizace i výši případných sankcích.
4. Implementace whistleblowingového řešení je příležitostí dozvědět se o porušení etického kodexu či jiných interních předpisů. Řada našich klientů rozšiřuje whistleblowing nad rámec zákona. Pokud máte zavedený či plánujete zavést komplexní či dílčí firemní compliance program, můžete jej již nyní napojit na jednotný systém detekce nekalého jednání, který bude naplňovat parametry whistleblowingu dle aktuálních legislativních standardů.
5. Standardní implementace whistleblowingového řešení zabere několik týdnů – je nutné vhodně nastavit technologie a s tím související procesy, proškolit osoby, které oznámení přijímají a prověřují. Je rovněž nezbytné proškolit potenciální oznamovatele, kteří musí rozumět tomu, k čemu byla etická linka v jejich organizaci zavedena, a naopak k čemu určená není.
6. Implementace whistleblowingového řešení v souladu s návrhem zákona se neobejde bez doplnění webových stránek a tvorby či úpravy interních compliance dokumentů, zejména GDPR dokumentace. I proto doporučujeme začít řešit whistleblowing v dostatečném předstihu.

Pokud byste chtěli získat víc informací ohledně našeho whistleblowingového řešení, doporučujeme podívat se na stránky www.fairwhistle.cz. V uplynulém roce jsme pro naše klienty etické linky implementovali a řadu z nich nyní rovněž spravujeme a vykonáváme činnost příslušné osoby. Můžeme vám tak předat naše bohaté praktické zkušenosti. Legislativní proces budeme pro vás i nadále monitorovat a informovat vás o tom podstatném pro vaše podnikání.