Autor: David Krch, Jaroslav Šuchman, Martina Sumerauerová

Díky vývoji IT technologií se za posledních několik let výrazně rozšířily možnosti digitalizace účetních a daňových dokladů.  Ještě před několika lety pracovala s digitalizovanými doklady pouze část našich klientů, dnes již neznáme téměř nikoho, kdo by tuto možnost v nějaké formě nevyužíval, neboť digitalizace dokladů přináší mnoho výhod, včetně významné úspory nákladů na archivaci.  Klienti se nás v rámci zavádění nových systémů digitalizace proto v poslední době často dotazují, zda je možné digitalizovat účetní a daňové doklady tak, aby tento postup byl v souladu s platnou legislativou.

Daňová a účetní legislativa

Digitalizace běžných (listinných) účetních dokladů není v účetní a daňové legislativě upravena způsobem, který by odrážel současné technologické možnosti. Naše legislativa je v tomto směru velmi zastaralá a pro samotný postup a způsob provedení digitalizace nestanovuje jednoznačná pravidla.

Zákonná pravidla jsou uvedena zejména v zákoně o účetnictví a v zákoně o DPH.  Naopak žádné zákonné požadavky nejsou specificky upraveny zákonem o daních z příjmů.  Celkově lze dostupné zákonné požadavky shrnout tak, že archivace původně papírových dokladů pouze v elektronické podobě je možná při vhodném nastavení interních procesů při skenování dokladů.

Tyto procesy zahrnují zejména:

• identifikaci pracovníka provádějícího převod dokladu do elektronické podoby a porovnání shody originálního dokladu s naskenovanou verzí,
• doložení neporušenosti obsahu naskenovaného dokladu,
• vytváření spolehlivé auditní stopy o celém procesu konverze,
• vytváření spolehlivé auditní stopy o následném zpracování a editaci dokumentů,
• důsledné archivace předmětného naskenovaného dokladu.

Je tedy třeba zdůraznit, že prosté naskenování přijaté faktury od dodavatele bez dostatečného technologického a procesního zabezpečení není dostačující a představuje riziko, že takto archivovaný doklad správce daně neakceptuje.

Na základě naší dosavadní komunikace se správou daně na toto téma proto upozorňujeme, že ani vhodně nastavený systém interních procesů zcela nevylučuje riziko, že správce daně bude postupovat striktně formalisticky a bude požadovat duplicitně k dokladům v elektronické verzi předložit i obsahově totožné doklady v papírové (originální) podobě jako podmínku daňové uznatelnosti pro účely daně z příjmů nebo podmínku pro uplatnění nároku na odpočet DPH na vstupu.

I když jsme se v praxi našich klientů s takto ryze formalistickým přístupem správce daně dosud nesetkali, klienty upozorňujeme, že takovou situaci zcela vyloučit nelze.

Ochrana osobních údajů (GDPR)

Daňové doklady ve většině případů obsahují nebo mohou obsahovat osobní údaje fyzických osob, proto je třeba při jejich zpracování zohlednit také regulatorní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů a naplnit požadavky z těchto předpisů vyplývající.

Jedná se především o:

• nastavení odpovídající doby zpracování,
• splnění informační povinnosti,
• zohlednění zpracování při realizaci uplatněných práv dotčených osob.

S vhodným nastavením procesů elektronické archivace dokladů, a to jak v daňově-účetní oblasti, tak v rovině ochrany osobních údajů, Vám rádi pomůžeme a poskytneme detailní informace.